רגע לפני שחותמים הסכם עם מתחם אירועים

חתימת הסכם עם אולם אירועים מהווה עבורכם, זוגות יקרים, צעד כלכלי משותף ומשמעותי ביותר.

לא הרבה זוגות יודעים, אך עלות אולם האירועים והקייטרינג מהווה כ 60% מסך הוצאות החתונה, מכאן שמדובר בהוצאה היקרה ביותר בתכנון החתונה שלכם.

אך מעבר לכך, חשוב שתדעו כי סטטיסטית, רוב ההוצאות "הבלתי צפויות" בחתונה קשורות לאי הבנות ו/או חוסר תיאום ציפיות בין הלקוח ואולם האירועים.

ולכן, בכדי למנוע אי הבנות, אי נעימויות ובעיקר הפסדי כספים יקרים, חשוב שתבינו היטב על מה אתם חותמים ותציפו כל שאלה והתלבטות שיש לכם בפני אולם האירועים.

בסופו של דבר, לאולם האירועים וכמובן לכם, יש אינטרס משותף שהכל יתנהל על מי מנוחות, שכולם יצאו מרוצים ושלא יהיו הפתעות בדרך.

כללי:

1. בקשו מהאולם לראות את ההסכם לפני פגישת החתימה.
2. וודאו כי התאריך המצוין הוא תאריך החתונה שבחרתם – בדקו האם זהו "תאריך כשר" לחתונה ע"י הרבנות.
3. בקשו לראות אישור עסק בתוקף, תעודת כשרות, אישור כיבוי אש (בד"כ מצוין בגוף אישור העסק).
4. וודאו כי יש ערכת עזרה ראשונה באולם.

עלויות:

1. וודאו כי המחיר הנקוב הוא המחיר אותו סיכמתם (חשוב לציין את המחיר במספר ובמילים ליתר בטחון) וחשוב עוד יותר לוודא כי מצוינים בכתב כל הפרמטרים שהמחיר כולל (הגברה, תאורה, מסכים, מע"מ, שירות מלצרים, שירות ברמנים, מנהל אירוע, מאבטח, הסדרי חניה, שדרוגים ותוספות שונות בתפריט / אלכוהול, עיצוב בסיסי וכו').
2. חשוב לציין מהו המחיר למנות ילדים וכן את הגילאים הרלוונטיים.
3. חשוב לציין מחיר מנות ספקים וכן את מספרן.
4. האם תשלום אקו"ם כלול במחיר האולם או שעליכם לשלמו בנפרד?
5. בדקו דמי ותנאי ביטול.

תנאי תשלום:

1. בדקו מכפלה של מחיר המנה כפול כמות האורחים (למשל: 300 אורחים כפול 280 ש"ח למנה = 84,000 ש"ח)
2. תנאי תשלום: מהי פריסת התשלומים? מהו גובה המקדמה? האם ניתן לשלם בציק בטחון לתאריך החל מס' ימים לאחר האירוע? (נהוג לאפשר להחליף את הנ"ל במזומן לאחר שסופרים את המתנות).

תפריט ובר אלכוהול:

1. חשוב לציין את סוג ההגשה שנבחרה (הגשה לשולחנות או מזנונים).
2. יש לפרט מה התפריט אותו סגרתם (שם התפריט, מה כולל, כמה מנות מכל קטגוריה) או לצרפו כנספח להסכם.
3. במידה ותזדקקו למנות טבעוניות / צמחוניות / ללא גלוטן / כשרות מהודרת וכו' – ציינו את מוכנות האולם לספק לכם את אלו בהסכם.
4. חשוב לציין כי האולם מתחייב לערוך לכם טעימות ל ___ אנשים + מהו המועד המאוחר ביותר לעריכת הטעימות (מומלץ לא יאוחר מ 3 שבועות לפני החתונה).
5. בר אלכוהול – מה כולל, האם מותר להביא אלכוהול מבחוץ?

התחייבות לכמות אורחים:

1. בכדי להקטין את הסיכוי להפסד כספי, נסו להתחייב לכמה שפחות אורחים במעמד חתימת ההסכם ומנגד, בדקו מהו המועד המאוחר ביותר בו ניתן להודיע על כמות אורחים סופית (הנקראת גם: "הגדלת כמות" עליה מודיעים לאולם לאחר ביצוע אישורי הגעה).
2. בדקו כמה מקומות רזרבה מספק לכם האולם.
3. שאלו כיצד מחושבת הרזרבה ולפי איזה מפתח הינכם מחויבים? (לפי "פתיחת שולחן" או "פר כיסא").

שירות:

1. יש לציין יחס מלצרים / אורחים + יחס ברמנים / אורחים (למשל: מלצר ל 15 אורחים, ברמן ל 50 אורחים).
2. לציין מס' או טווח אורחים בשולחן.
3. חשוב לציין מס' מארחות בכניסה לאירוע.
4. מומלץ לציין בכתב כי יש מאבטח הצמוד לכספת לאורך כל האירוע.
5. יש לציין בהסכם את התחייבותו של האולם לנוכחותה של מנקה צמודה בשירותים.

שירותים משלימים:

1. במידה והאולם מספק לכם מעטפות ומפות הגעה – דאגו שהנ"ל יהיה כתוב בהסכם.
2. במידה והאולם מעמיד לרשותכם חדר חתן כלה – ציינו מאיזו שעה יהיה החדר זמין לשימושכם ביום החתונה.
3. לציין מה כולל העיצוב אותו הנכם מקבלים מהאולם.

מגבלות שונות:

1. שעת סיום האירוע – האם האירוע מוגבל עד שעה מסוימת? והאם קיים חיוב על שעות נוספות?
2. האם האולם נמצא באזור מגורים? האם יש מגבלת ווליום החל משעה מסוימת?

ספקים חיצוניים:

1. למקרה שלא שאלתם במעמד הפגישה הראשונה: בדקו את רשימת המומלצים של האולם, האם יש מחירים אטרקטיביים יותר לספקים הנמצאים בה לעומת אחרים?
2. האם מותר לכם להזמין שירותי מעצב אולם חיצוני? האם הדבר כרוך בתשלום כלשהו?
3. האם קיימים איסורים לסוגי אטרקציות מסוימות בשטח האולם? (יש אולמות המגבילים שימוש בקונפטי, זיקוקין וכו')